LA IMPORTANCIA DE DISPONER DE UN BUEN PLAN DE ACOGIDA

March 14, 2016

 

Cuando un nuevo empleado o empleada se une a una empresa, normalmente hay un período de tiempo necesario para acomodarse en el nuevo puesto antes de que sean capaces de operar a plena capacidad.

 

Este es un escenario común cuando se está expuesto a un nuevo entorno de trabajo y una nueva cultura, a pesar de las credenciales y competencias que aporta consigo  la nueva persona que se incorpora a la empresa.

 

Una de las razones sin embargo, por la que este periodo se dilata de forma innecesaria es que habitualmente muchas  empresas no cuentan con planes  de acogida o un proceso más o menos estructurado de dar la bienvenida a los nuevos empleados y prepararlos para su nueva función.

 

Un programa amplio y bien diseñado de inducción y acogida ayuda a nuevo personal a entender rápidamente las responsabilidades de su nuevo puesto y las expectativas que la empresa que lo ha contratado ha depositado en ellos.

 

La inversión en un programa de este tipo asegura que la curva de aprendizaje sea más corta y efectiva, ya que no sólo las habilidades y conocimientos de la empresa son entendidos y asimilados de forma rápida, sino que además la interacción, la comunicación y la colaboración con los compañeros es probable que tenga lugar mucho más rápido que si no se esbozó ningún tipo programa formal.

 

Cómo se utiliza un programa de acogida del nuevo personal para conseguir el máximo rendimiento de las nuevas incorporaciones?

 

Al igual que hay diferentes tipos de empleos,  los programas de acogida de nuevos empleados también han de ser distintos y personalizados según cada tipo de empresa y adaptándose a los diferentes puestos y necesidades operativas de cada organización. Para algunos esto puede incluir el trabajo, la salud, la seguridad y la formación en función de la naturaleza de la industria y el tipo de entorno de trabajo.

 

Por ejemplo, los hospitales, sectores navales, de refinado y procesamiento de hidrocarburos o de fabricación pueden dedicar gran parte de su programa de acogida a estos aspectos, mientras que un entorno de servicios, o trabajos de oficina con una menor exposición al riesgo laboral pueden no necesitar seguir la formación específica que se detalla en esta punto, pero que pasan la mayor parte del programa de acogida centrados en los requisitos de habilidades, elementos esenciales de regulación, la empresa y el historial del cliente.

 

Al invertir en un buen programa de acogida del personal, las recompensas serán muy beneficiosas tanto para la empresa como para el nuevo empleado.

 

Este proceso es importante para proporcionar una introducción temprana al ambiente de trabajo, el entorno de la función específica a desarrollar y a los empleados con los que se va a trabajar para que puedan ser funcionales y añadan valor a la organización en el período de tiempo más rápido y efectivo posible.

 

Orientar a  su nuevo empleado o empleada significará que las condiciones de empleo se explican claramente junto con todas las demás condiciones vinculadas a su nuevo empleo, tales como los requisitos legales y reglamentarios para trabajar en la organización, así como las cuestiones de salud y seguridad.

 

Desde la perspectiva de la empresa, un programa de acogida forma parte de un proceso que permite que la persona recientemente incorporada pueda ser de utilidad de manera inmediata e integrada en el equipo, en lugar de ser "lanzado a la piscina y por la parte más profunda donde no se hace pié" sin conocer y entender cómo hacer su trabajo, o cómo encaja su puesto dentro del resto de la organización, ni lo que se espera específicamente de él o ella y cuáles deben ser sus prioridades de manera inmediata acorde con las expectativas de la organización para con su puesto.

 

Un programa de acogida bien diseñado puede proporcionar a la empresa  un aumento de la productividad en un período de tiempo más corto, en lugar de esperar a que el nuevo empleado o empleada se aclimate a la empresa.  

 

Así mismo, el carecer de un plan de acogida formalmente planificado y estructurado también puede dar lugar a la reducción del volumen de negocios a corto plazo debido a la desorientación de la nueva incorporación sobre lo que debe hacer y lo que se espera de él o ella.

 

Un Programa de Acogida Típico:

 

Al diseñar su programa de acogida, los siguientes puntos deben ser considerados:

  • Introducción básica a la estructura organizativa de la empresa y la forma en que el nuevo empleado o empleada y su posición se ajusta en ella

  • Requisitos formales para la formalización de la contratación (datos necesarios para el contrato, formalización de seguros, planes de pensiones,  revisión médica, etc.)

  • Los requisitos y procedimientos legales necesarios (por ejemplo, salud y formación de seguridad y prevención de riesgos)

  • Los requisitos reglamentarios (por ejemplo, en el sector bancario ciertas formas de ser completados)

  • Introducción a los términos y condiciones de empleo (salario,pagas extra, beneficios sociales, vacaciones, licencias, aspectos relevantes del convenio colectivo específico, etc.)

  • Introducción a los miembros clave de la empresa: Directores,  gerentes, supervisores, personal a su cargo (equipo directo), clientes internos, etc.

  • Formación específica del puesto para el que ha sido contratado (software o aplicaciones específicas de la empresa para desempeñar su trabajo, procedimientos concretos de la empresa, requisitos de clientes internos, etc.)

  • Visita guiada en las instalaciones de la empresa y los lugares importantes, como zonas clave del proceso productivo, los servicios, lugares para comer y zonas de descanso y socialización, aparcamientos, salas de reunión, etc.

  • Seguridad y acceso al edificio

  • Visión general sobre las directrices de la empresa y normas relativas al correo electrónico, ordenador, teléfono, uso de medios sociales

  • El trabajo de salud, riesgos y seguridad (por ejemplo, planes de evacuación y las instrucciones, simulacros de incendio y terremoto, etc.)

  • Políticas de formación, planes de desarrollo y carrera, política de Compensación y Beneficios, etc.

Los primeros días tras comenzar en la nueva organización son siempre importantes, de ahí la necesidad de un buen programa de acogida, la importancia de tener un plan bien estructurado y correctamente planificado: ¡recordemos que solo tenemos una única oportunidad de causar una buena primera impresión a nuestra nueva incorporación, por eso es tan importante cuidar los detalles.!

 

El objetivo es hacer que el nuevo miembro se sienta bienvenido y entienda y se familiarice cuanto antes con la cultura de la empresa y los procesos y la forma de trabajar de nuestra empresa.

 

Tener en la intranet de la empresa un pack básico de acogida  con la información esencial sobre la historia de la empresa, cultura, misión, visión y valores, principales productos y/o servicios de la empresa, información financiera básica (facturación, beneficios y principales ratios-información disponible en la memoria anual-), organigramas actualizados, políticas de calidad y medioambiente,  es una muy buena medida.

 

Sin embargo, aunque esto constituya el núcleo central de la información que facilitemos a la persona recientemente incorporada, no es suficiente, un programa de acogida ha de ser siempre personalizado de manera individual y adaptado a las necesidades específicas del puesto para que realmente sea efectivo.

 

Algunas sugerencias sobre lo que debe hacer y tener a disposición en el primer día de trabajo de una nueva persona en nuestra empresa, serían entre otras:

 

• Ha de conocer a compañeros de oficina, equipo propio a su cargo así como a los superiores directos

• Orientarle con una visión general del negocio (tanto de su área específica como del resto de área del proceso productivo y comercial, si bien en una visión más superficial, obviamente del resto de áreas y más en profundidad de su área concreta de responsabilidad)

• Hablar acerca de las políticas y condiciones de trabajo de la empresa

• Facilitar información sobre sus funciones (descripción específica de su puesto de trabajo) y preparar un poco de trabajo básico para que comience a familiarizarse con su nuevo rol.

• Proporcionar productos de primera necesidad de oficina, como los detalles del equipo de acceso, equipo necesario, y herramientas de trabajo tales como uniformes, coche, teléfono móvil, ordenador portátil, claves de acceso al software específico, cuenta de correo electrónico, tarjetas de presentación, etc.

• Señalar las áreas importantes en el edificio donde va a trabajar, tales como aseos y escaleras de incendios

 

También es importante durante este tiempo animar a los nuevos empleados a hacer preguntas. A menudo, el proceso de “digestión” de toda esta "información de bienvenida" puede ser un poco abrumadora por lo que sería mejor asignarle a un compañero o una persona de contacto  a quien pueda hacer preguntas y con quien pasar tiempo con lo que no se sienta aislada en estas primeras semanas, de forma que le ayude a integrarse mejor y conocer en mayor profundidad  la organización desde dentro.

 

En general, el acoger a su nuevo empleado de una manera planificada y estructurada tiene una gran cantidad de beneficios. No sólo asegura que su nuevo personal sabe lo que se espera de él o ella, sino que también permite que él o ella puedan comenzar en el trabajo con menos ansiedad y más confianza. Si hemos dedicado tiempo y esfuerzo a planificar y estructurar un plan de acogida eficaz que cubra todo lo señalado anteriormente, el rendimiento y los resultados pueden ser generados antes por lo que si se planifica y desarrolla correctamente es un ganar-ganar para todos.

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